Senin, 23 September 2019

Apa itu SOP Sebenarnya? – Penjelasan Tentang SOP

Mungkin bagi kalian yang belum tau dengar apa itu SOP, kalian udah datang ke artikel yang tepat. Karena artikel ini akan membahas Definisi tentang SOP itu sendiri, dan kenapa SOP dianggap penting untuk sebuah organisasi terstruktur atau perusahaan.
 

Apa itu SOP? Definisi SOP Menurut Para Ahli


Nah, pertama-tama kita bahas dulu pengertian dari SOP ini sendiri. SOP merupakan singkatan dari Standard Operational Procedure, atau bahasa Indonesianya adalah Standar Operasional Prosedur. Disini pasti kalian udah sedikit mengerti kisi-kisi dari SOP ini sendiri, yang pada esensinya adalah sebuah prosedur dalam kegiatan operasional.
apa itu sop
ilustrasi SOP

Nah ada beberapa penjelasan dari para ahli tentang apa itu sop. Ternyata SOP dilihat dari sudut pandang para ahli yang berbeda-beda, membuat definisi yang berbeda juga, walaupun pada esensinya adalah sama:

1. Definisi SOP Menurut Sailendra (2015)

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.

2. Definisi SOP Menurut Moekijat (2008)

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.

3. Pengertian SOP Menurut Tjipto Atmoko (2011)

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

4. Pengertian SOP Menurut Insani (2010:1)

SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan.

Nah, kalau disimpulkan maka SOP adalah sebuah pedoman, acuan, referensi dan panduan berupa dokumen tertulis yang digunakan oleh anggota organisasi atau perusahaan sebagai prosedur saat melaksanakan pekerjaanya. Dimana prosedur ini penting untuk menjelaskan detail pelaksanaan pekerjaan untuk setiap departemen dan anggota organisasi.

Kenapa SOP Itu Dianggap Penting Dalam Sebuah Organisasi?


Tidak jarang pada sebuah perusahaan atau organisasi yang masih baru, terjadi konflik antar departemen karena belum jelas siapa yang harus mengerjakan apa. Contoh paling sederhana kami coba untuk gambarkan di bawah:

Studi Kasus Tentang SOP - Posting Sosial Media di Akun Official Perusahaan X

Ketika perusahaan X ingin meningkatkan pembeli dari sosial media online, perusahaan X memutuskan untuk melakukan digital marketing di Instagram. Nah hal ini pastinya meliputi kampanye digital yang seperti apa yang akan dilakukan, berapa budget untuk advertising dalam sebulan, apakah akan menggunakan influencer atau tidak, konten ini video atau foto dan isinya seperti apa.

Tanpa basa basi, manajemen perusahaan X meminta kepada tim digital marketing, tim branding & tim desain media dalam perusahaan, untuk bekerja sama dan mendapatkan pembeli baru lewat Instagram.

Tapi ada masalah disini, karena ke-3 tim tersebut masih bingung, siapa yang menentukan tema kontennya? Siapa yang membuat kontennya? Siapa yang bertanggung jawab atas akuisisi subscriber atau followers? Padahal ada tim digital marketing, ada tim branding, & ada tim desain & media.

Pada akhirnya, terjadi kesalahan eksekusi. Dimana, tim digital marketing memasang iklan yang tidak sesuai dengan demografi yang seharusnya. Tim desain & media membuat konten tanpa berdiskusi dengan tim branding tentang demografi user. Dan tim branding complain karena tidak terdapat laporan apapun dari kedua tim lain mengenai rencana mereka.

Hal ini umum terjadi, karena tidak adanya SOP pada proyek tersebut. Ke-3 tim masih belum memahami hirearki tim dan tidak ada sinkronisasi yang baik dari ketiganya. Inilah kenapa SOP itu penting.

Dimana apabila ada SOP sebelumnya, setiap tim dapat berfungsi sesuai apa yang tertera pada SOP tersebut. SOP ini kemudian akan menjadi sebuah kebiasaan luar kepada mengenai tata cara berhubungan & bekerja sama dengan departemen lain. Tidak akan ada perselisihan atau persinggungan negatif antar tim, karena SOP sudah mendikte bagaimana masing-masing tim dapat berkontribusi.

Jadi apakah kalian sudah paham tentang apa itu SOP & manfaatnya dalam sebuah organisasi atau perusahaan? Jangan sampai terlambat membuat SOP, karena SOP itu sangat penting dalam mesinkronisasi kerjasama tim! Salam!